E-akta, czyli cyfrowa rewolucja w dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł krócej przechowywać akta pracownicze – 10 lat, zamiast 50. Nowelizacja daje też możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej.

W tej chwili dokumentację pracowniczą magazynuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Od 2019 roku czas przechowywania takich dokumentów skróci się do 10 lat. Zmianie ulegnie też sposób ich przechowywania. Zmiany wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Jak jest obecnie.

W Polsce pracodawcy byli do tej pory zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. To ewenement w skali Europy. Okres ten np. w Danii wynosi 5 lat, a w Finlandii czy Niemczech 10 lat. Czas trwania tego obowiązku wiąże się z uciążliwościami zarazem dla pracodawców, jak i dla samych pracowników. Po pierwsze, generuje koszty dla przedsiębiorców. Po drugie, bez udokumentowania zatrudnienia i swoich zarobków ubezpieczeni nie mają gwarancji, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty otrzymają to świadczenie w należnej wysokości.

Co się zmieni 1 stycznia 2019 roku.

Od przyszłego roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, będą mogli przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do instytucji państwowej, czyli ZUS. To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane konieczne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS. Od początku 2019 roku dokumentacja pracowników będzie przechowywana krócej – przez 10 lat a pracodawcy będą przekazywać do ZUS comiesięczne raporty, w których znajdą się dane konieczne do ustalenia wysokości emerytury lub renty.

Data zatrudnienia zdecyduje o okresie archiwizacji.

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą wysyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Dokumentację pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku również będzie można przechowywać krócej, ale pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym przekaże informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty każdego pracownika. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku.

Nie będzie natomiast możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku ? tu konieczne będzie jej przechowywanie przez 50 lat.

Możliwość przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej.

Drugą ważną ewolucją, jest wprowadzenie możliwości elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. Jeśli się na to zdecyduje, obecne dokumenty papierowe zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale dotąd pełniła ona rolę tylko pomocniczą. Udostępnienie cyfryzacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania i zmniejszy koszty. Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Będzie bezpieczniej i taniej.

Inspektorzy w początkowym okresie będą pomagać pracodawcom w przystosowaniu się do zmian, nie ruszą na kontrole już 1 stycznia Po zmianach pracownicy nie będą już musieli poszukiwać swoich dokumentów u byłych pracodawców, bo wszystkie będą zgromadzone w jednym miejscu – w ZUS.